Caractères spéciaux dans les noms de personnes : nouveau jeu de caractères uniforme pour les registres

De quoi s’agit-il ?

Aujourd’hui, certains caractères spéciaux de langues étrangères, comme la lettre c munie d’un accent aigu en croate (ć), ne peuvent pas être saisis dans les registres suisses. Les noms comportant ces caractères ne peuvent donc pas être écrits dans les passeports et les autres documents officiels comme dans leur langue d’origine. Le Conseil fédéral avait jugé que la situation est insatisfaisante dans sa réponse à l’interpellation 16.3717 "Naturalisations. Liberté d’orthographier son nom".

Interpellation 16.3717

Que s’est-il passé jusqu’ici ?

Sur la base de l’étude du 1^ermai 2019 sur la gestion des caractères spéciaux dans les registres de personnes en Suisse, le Conseil fédéral a décidé le 12 mai 2021 de mettre en place un jeu de caractères uniforme dans tout le pays, afin de permettre la saisie de tous les caractères spéciaux des langues européennes, à quelques exceptions près. Les personnes concernées pourront à l’avenir obtenir des documents d’état civil (acte de naissance, certificat de famille, etc.) et d’identité (passeport, carte d’identité, etc.) comportant la graphie exacte de leur nom.

L’adaptation technique des applications liées aux registres est déjà bien avancée. Le nouveau registre de l’état civil informatisé, Infostar New Generation (Infostar NG) entrera en service début 2025. La mise en œuvre de certaines nouveautés, dont le jeu de caractères uniforme, nécessitera des modifications ponctuelles de l’ordonnance sur l’état civil (OEC) et de l’ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil (OEEC). La consultation sur le projet correspondant a eu lieu du 10 mai au 1^er septembre 2023.

Veuillez noter que les informations qui suivent sur les modifications de l’OEC sont provisoires et figurent uniquement à titre informatif. Le Conseil fédéral fixera les modalités d’exécution au printemps 2024.

Quelles sont les possibilités offertes par la norme actuelle ?

Le jeu de caractères actuel vise à retranscrire un maximum de caractères des langues d’Europe occidentale, dont l’allemand, l’anglais, le néerlandais, le wallon, le danois, le suédois, le norvégien, le féroïen, l’islandais, le français, l’italien, le romanche, le catalan, l’espagnol, le portugais, l’irlandais, l’écossais, le finnois, l’estonien, l’albanais et le basque. Il contient également des caractères d’autres langues, comme l’afrikaans et le swahili.

Quelles sont les possibilités offertes par la nouvelle norme ?

Le nouveau jeu de caractères étendu permettra de retranscrire correctement – éventuellement après une transcription préalable en caractères latins – les noms serbes, croates, roumains, kurdes, tchèques, hongrois, turcs, slovaques et slovènes.

De la sorte, un grand nombre de personnes dont le nom n’est actuellement pas écrit de manière exacte dans le registre central de l’état civil pourront demander une adaptation de la graphie de leur nom. L’adaptation dans le registre est nécessaire pour que le nom soit retranscrit correctement, c’est-à-dire avec tous les caractères spéciaux, sur les actes d’état civil et les documents d’identité.

Vous pouvez consulter ici le guide pour une harmonisation des caractères spéciaux dans les registres de personnes (Infostar, CdC, SEM, Ordipro, livraison de données à l’OFS) :
Guide pour une harmonisation des caractères spéciaux dans les registres de personnes

Quand est-ce que le nouveau jeu de caractères sera mis en place ? À partir de quand puis-je demander l’adaptation de mon nom dans le registre et de nouveaux documents d’identité ?

La date exacte d’introduction du nouveau jeu de caractères sera communiquée par le Conseil fédéral au printemps 2024.

À compter de l’entrée en vigueur de la révision, les personnes nouvellement inscrites dans le registre le seront automatiquement selon le nouveau jeu de caractères.

Les personnes déjà inscrites pourront demander que leur nom soit saisi dans le registre de l’état civil avec les nouveaux caractères spéciaux possibles dans le cadre de tout autre fait qui doit être enregistré (p. ex. la naissance d’un enfant ou un mariage).

Afin d’assurer la fluidité de la transition vers le nouveau système et d’éviter de surcharger les offices de l’état civil, l’adaptation spontanée de la graphie du nom ne sera possible que quelque temps après l’entrée en service d’Infostar NG, qui a été repoussée à début 2025. Par adaptation spontanée, on entend la modification de la graphie du nom d’une personne déjà inscrite indépendamment de la survenance d’un fait d’état civil (naissance d’un enfant, mariage, etc.).

Où, quand et comment puis-je demander l’adaptation de mon nom ?

Les personnes déjà inscrites au registre de l’état civil doivent en faire la déclaration expresse et individuelle auprès de l’office de l’état civil compétent.

Le délai pour faire cette déclaration sera illimité. Tous les offices de l’état civil en Suisse et les représentations de la Suisse à l’étranger seront à même de recevoir la déclaration.

À quoi dois-je veiller lorsque je fais une demande d’adaptation de mon nom ?

La déclaration est individuelle. Les caractères spéciaux doivent être attestés par des documents étrangers appropriés : soit par une carte d’identité ou un passeport, soit par des documents d’état civil.

En ce qui concerne les formalités, les prescriptions générales relatives à une déclaration concernant le nom s’appliqueront : la déclaration devra être faite par écrit, signée devant l’officier de l’état civil et la signature devra être légalisée.

Veuillez noter qu’il est nécessaire d’examiner les documents qui servent de base à la saisie lorsque la modification de la graphie du nom ne se limite pas aux caractères spéciaux. Dans le cas de changements dépassant le cadre de la transcription de la saisie, il convient d’examiner si un changement de nom a eu lieu ou si la graphie a été modifiée pour une autre raison. En l’absence de tels éléments, aucun autre examen n’est requis.

L’adaptation de mon nom a-t-elle un effet rétroactif ?

La modification de la graphie du nom d’une personne déjà inscrite ne vaut qu’à partir du moment où elle est effectuée. Elle ne donne lieu à aucune modification d’anciennes données d’état civil.

Quelle est la portée de l’adaptation du nom ? Puis-je modifier uniquement certains caractères spéciaux ?

La déclaration ne peut viser que l’adaptation de tous les noms inscrits au registre de l’état civil. Il n’est pas possible de la limiter à certains noms ou à certains caractères spéciaux. Elle concerne tous les noms actuellement inscrits au registre : prénoms, autres noms officiels, noms. Le nom de célibataire doit également être adapté, car il figure sur nombre de documents d’état civil.

Quelles sont les conséquences sur les documents d’état civil ?

Les autorités délivreront les documents d’identité et d’état civil (notamment le certificat de famille ou le certificat relatif à l’état civil ou au statut familial) avec la nouvelle graphie une fois que celle-ci a été mise à jour. Les actes de naissance sont également délivrés sous la nouvelle forme si la naissance a été enregistrée dans Infostar. En revanche, les documents qui concernent des faits passés, p. ex. un mariage, et ne sont pas mis à jour continuent d’être établis avec l’ancienne graphie.

À quoi faut-il veiller pour l’adaptation du nom d’un mineur ?

Chaque personne souhaitant modifier son nom doit faire sa propre déclaration. Les parents font la déclaration pour les enfants. S’ils détiennent conjointement l’autorité parentale, ils doivent tous deux faire la déclaration. Le parent qui souhaite déposer seul la demande doit fournir des documents récents (moins de six mois) attestant qu’il détient seul l’autorité parentale. Dans la mesure du possible, l’autre parent doit être informé du dépôt de la déclaration concernant le nom.

Si l’enfant a atteint douze ans, il doit donner son accord à la déclaration entreprise par l’un des parents, sans quoi son nom n’est pas modifié. Cela correspond à la règle fixée par l’art. 270b du code civil (CC).

Quelles sont les conséquences de l’adaptation du nom sur la famille ou d’autres personnes ? Que se passe-t-il lorsque tous les membres d’une famille ne veulent pas adopter le nouveau jeu de caractères ?

La déclaration est individuelle et n’a de conséquences que sur le nom de celui qui la fait. Par conséquent, si le nom de plusieurs personnes est à adapter, chacune doit faire sa propre déclaration.

Cela signifie que les parents peuvent être mentionnés sans caractères spéciaux sur les documents d’une personne qui a elle-même fait adapter la graphie de son nom (p. ex. sur le certificat de famille ou le certificat relatif à l’état civil).

Les époux qui portent un nom de famille commun au sens de l’art. 160, al. 2, CC doivent faire la déclaration conjointement.

Comment se procurer des documents d’identité avec le nom adapté ?

Une fois la déclaration traitée par l’office de l’état civil, les personnes concernées peuvent commander leur carte d’identité et leur passeport avec la nouvelle graphie.

Grâce aux interfaces en place entre le registre de l’état civil et d’autres registres, le nom adapté est automatiquement transmis au contrôle des habitants, aux assurances sociales et au Secrétariat d’État aux migrations.

Faut-il payer pour l’adaptation du nom et l’établissement de nouveaux documents d’identité ?

L’adaptation du nom est gratuite pour les personnes déjà inscrites au registre si elle est demandée en même temps que l’enregistrement d’un autre fait (p. ex. mariage ou reconnaissance d’un enfant).

À l’inverse, si la déclaration est faite indépendamment d’un autre fait d’état civil, le Conseil fédéral propose de percevoir un émolument.

Les émoluments pour l’établissement d’actes d’état civil ou de documents d’identité sont facturés en sus dans tous les cas conformément aux règles générales en la matière.

Tous les registres, y compris les registres privés, sont-ils désormais tenus d’employer le nouveau jeu de caractères ?

Les registres privés n’ont pas l’obligation d’employer le nouveau jeu de caractères. Il leur appartient de procéder ou non à l’adaptation.

Étude sur la gestion des caractères spéciaux dans les registres de personnes en Suisse (mai 2019) (PDF, 2 MB, 04.10.2021)

Révision de l’ordonnance sur l’état civil (OEC) et de l’ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil (OEEC) :

12.05.2021

Harmonisation des caractères spéciaux dans les registres officiels de personnes dès 2024

10.05.2023